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第十九回:業務システムを発注する際にやった方が良いと思うのだけど意外とやられていないこと


さてさてさて、2日連続でコラムを投稿してみます。思い立ったが吉日ですからね。それでは行ってみましょう。超不定期連載「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるITコラムでございまぁす。このコーナーでは、各用語の説明ページでは取り上げにくいIT関連のネタをテーマに、だらだらと思いついたことを書いていきます。みなさんが「あぁ、なんか役に立ちそうな気もするけど、役に立たないかなぁ。でも、もしかしたら役に立つかも」と思える情報を発信できるように頑張ります!


はじめに


栄えある第十九回目のテーマは……ピヨピヨピヨピヨ(ぴよぴよ的ドラムロール)……じゃん!

業務システムを発注する際にやった方が良いと思うのだけど意外とやられていないこと

です。

今回のコラムは「そろそろ我が社も業務システムを作ろうかな~」と考えている他業種中小企業の社長さんに向けて書いていきます。

私も職業柄、業務システムを作ることがあります。
そこそこ規模の大きいものから、こぢんまりとしたものまで、ピンキリですけどね。
業務で使うシステムなので「業務システム」と呼んで差し支えないでしょう。

この業務システムを作るにあたって「これは実際のシステムを作る前にやっておいた方が良いんじゃないの?」と思うことがあります。
ですが、それが実際に行われることは、あまり多くありません。

う~ん、余計なお世話だから言わないけど、やっておいた方が良いんじゃないのかなぁ?
そんなモヤモヤを書き出しておきます。

まぁ、別にもったいぶる程のことでは、ないのですけどね。
先に結論を書いておくと

業務フローの見直し

です。
これ、やっておかなくて大丈夫ですか?


徒然なるままに書いていくよ


業務システムを作る際の流れは、大雑把に書くと

1.現在の(手でやっている)やり方を整理する
2.どの部分をシステム化するか決める
3.どのようなシステムにするかを決める
4.システム化する


です。

1は、現状の把握です。
「(システム化する前の)今は、どんなやり方をしているの?」を整理します。
業務システムは「今まで人間様の手でやっていた部分をコンピュータにやらせよう」な目的で作るものです。
「今まで人間様の手でやっていた部分」が分からないとシステム化できません。

2は、システム化する範囲の選定です。
なんでもかんでも、コンピュータさんにお願いすれば良いわけでは、ありません。
定型化できない部分などは、人間様がやった方がスムーズに進む場合もあります。
そこで「ここはコンピュータさんにやってもらおう」「ここは今まで通り、人間様がやろう」な切り分けを行います。

3は、どんなシステムを作るか考える工程です。
「ここはコンピュータさんにやってもらおう」な部分に対して「どんな処理をさせるか?」「どんな画面を用意するか?」「どんな操作性にするか?」などを考えます。
実際には「システム化しても、今までと同じ結果になる?」まで確認しますけどね。
「ここはコンピュータさんにやってもらおう」な部分だけではなく「ここは今まで通り、人間様がやろう」な部分も含めて、最初から最後まで問題なく業務が流れるかを検討します。

4は、実際にシステムを作る工程です。
ここから先の作業は、主に作る人が頑張るべき部分です。
作ってもらう人は、作る人の質問に答えつつ、のんびり待ちましょう。

この流れから分かる通り、はじまりは「現在の(手でやっている)やり方」です。
この部分が業務システムの骨になります。

この「現在の(手でやっている)やり方」は、はたして業務を行う上でベストなやり方なのでしょうか?

極端な話をすれば、人間様がやっている「現在の(手でやっている)やり方」を、そのまま丸ごとコンピュータさんにやらせるようにしたのが業務システムです。
「現在の(手でやっている)やり方」に無駄な作業が含まれていれば、システム化しても無駄な作業が残ります。

さらに、一度システム化してしまうと、そう簡単には取り除けません。
相手が人間であれば「それのやり方は、これに変えてくれない?」と言えば済みますけどね。
相手がコンピュータさんでは、そう簡単には、いきません。
お金と時間を追加でかけて、改造してもらう必要があります。

実際のところ、業務システムを作るタイミングは、業務フローを見直すタイミングとしても最適だと思うのです。

業務フローを見直すためには、現在の業務フローを整理する必要があります。
業務システムを作るためには、現在の業務フローを整理する必要があります。

それなら、いっそのこと

1.現在の業務フローを整理する
2.業務フローの見直しを行う
3.見直し後の業務フローで一カ月くらい手動運用する
4.OKだったら新業務フローでシステム化、NGだったら旧業務フローでシステム化


としては如何でしょう。
一石二鳥な気がしませんか?

とはいえ、私が仕事として業務システムの依頼を請けるときは、この提案を行いません。
お金が絡むし、面倒くさいからです。

業務フローの見直しを行うためには、その業務に精通している必要があります。
私はシステムを作るプロですが、その業務のプロではありません。
その業務のプロは、お客さま自身です。
つまり、お客様のやる気がなければ物事が進まないわけです。

さらに、お客様自身は現在のやり方がベストだと思っている場合が少なくありません。
「せっかくの機会なので業務のやり方を見直しては如何ですか?」なんて言った日には「余計なお世話だ!」と、ご機嫌斜めになってしまうシャチョさんもいらっしゃいます。

「藪をつついて蛇を出す」リスクを考えると、こちらからは提案しにくいのです。
この提案をしても、貰えるお金が増えないですしね(-。-)ぼそっ

ということで、大っぴらに言うつもりは、ありません。
でも、意識しておいて損はないんじゃないかなぁと思ったので、コラムのネタとして取り上げてみました。

業務システムを作るタイミングは、実は業務フローを見直すチャンスでもあります。
どちらにせよ、現在の業務フローを整理する必要がありますからね。

さらに、SEの能力として「物事を論理的に整理するのが得意」が挙げられます。
現在の業務フローの整理にSEの力をガッツリ借りて、ついでに効率的な業務フローを模索してみては如何でしょう。

安くないお金をかけて業務システムを作るのです。
多少の時間が追加でかかっても、無駄の多い業務フローをシステム化するよりも、無駄の少ない業務フローをシステム化した方が、結果としてお得だと思いますよ。


まとめ


今回は「業務システムを発注する際にやった方が良いと思うのだけど意外とやられていないこと」をテーマに、業務システムを発注する側の人に向けて書いてみました。

業務システムを作る際には

現在の(手でやっている)やり方を整理する

工程が必ず発生します。
せっかくの機会なので

業務フローの見直し

も一緒にやると、お得だと思います。



思いつきで始めて惰性で続けている「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるITコラムですが、いかがでしたでしょうか。また何かネタがあったら、ちまちまと更新していきます。コンゴトモヨロシク。

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